Virhe- ja puutelista ja 4 muuta esimerkkiä, mihin voit hyödyntää Congridin tehtävälistoja rakennushankkeessasi

Virhe- ja puutelista+4 muuta esimerkkiä tehtävälistoista
Tehtävälistat ovat kuin rakentajien lukujärjestyksiä. Tunnettuja esimerkkejä tehtävälistojen käytöstä ovat mm. virhe- ja puutelista ja itselleluovutuslista.
Tehtävälistojen avulla kaikki työmaalla tietävät, mitä kukakin tekee seuraavaksi ja miten. Asiantuntijamme Petri Keisu kertoo nyt käytännön esimerkein, mihin kaikkeen ammattilaiset käyttävät Congridiin laadittavia tehtävälistoja ja miksi ne tehostavat työtä niin merkittävästi, ettet varmasti kaipaa kokeilun jälkeen enää kynää ja papereita.  

Haasteet ja hidasteet, jotka digitaalisten tehtävälistojen käyttö poisti 

 Tehtävälistojen tarkoituksena on toimia rakennustyömaalla päivittäisten toimenpiteiden ja töiden laadun johtamisen työvälineinä.   

Asiantuntijanamme Congridilla työskentelevä Petri Keisu muistaa työnjohtovuosiltaan dokumentointimenetelmien murrosvaiheen. Digitaalisia työkaluja oli silloin jo olemassa, mutta tehtävälistojen tekemiseen käytettiin edelleen paljon kynää ja paperia.  

”Se oli käytännössä sitä, että kävin katsomassa yksitellen kaikki tilat ja asunnot läpi. Kirjasin ylös, mitä tehtävää löysin. Sitten oli mentävä paikan päälle näyttämään vastuullisille urakoitsijoille paperiseen tehtävälistaan kirjatut huomiot”, Keisu muistelee ja lisää, että siirtyminen havainnoista töiden edistymiseen saattoi kestää kauan.

Tiloissa tarvittavien toimenpiteiden viestiminen oli hyvin paljon havainnoijan oman muistin ja tulkinnankin varassa. Yksittäisten kuvien ja tekstien yhdistely toisiinsa oli aikaa vievää ja haastavaakin puuhaa. Mikä teksti ja kuva kuului mihinkin tehtävään?  

Digitaalisen tehtävälistan käyttö on poistanut kaikki nämä ongelmat. Sen toimintaperiaate on hyvin yksinkertainen:   

  1. Luot tehtävän
  2. Kirjoitat tai sanelet havainnot tehtävälle
  3. Nappaat kaikki tarvittavat kuvat ja painat ”valmis”
  4. Kaikki dokumentointi linkittyy automaattisesti tehtävään
  5. Tehtävän hoitamiseen vastuullinen osapuoli näkee, mitä täytyy korjata
  6. Valvoja kuittaa korjauksen tehdyksi

 ”Havaintojen tekeminen tehtäville on hyvin samankaltaisena toistuvaa rutiinityötä. Yleensä kun asiakas ottaa digitaaliset tehtävälistat projektilleen koekäyttöön, niin usein palautekeskustelussa mainitaan helppokäyttöisyys”, Keisu toteaa.   

Kiinnostaisiko sinua kokeilla Congridin digitaalisia tehtävälistoja käytännössä? Varaa asiantuntijaltamme ilmainen esittely 

 

5 käytännön esimerkkiä, mihin tehtävälistoja käytetään

Rakentajat käyttävät tehtävälistoja näihin neljään usein esiintyvään käyttötarkoitukseen:   

  • Virhe- ja puutelista
  • Itselleluovutuslista
  • Suunnitelmapoikkeamien kirjaaminen
  • Reklamaatioiden kirjaaminen
  • Saneeraustöiden purkuvaihe

Käydään seuraavaksi läpi muutama esimerkki, miltä käyttötarkoitus työmaalla näyttää. 

 

Virhe- ja puutelista – Juoksevien asioiden muistilista  

Virhe- ja puutelista (käytetään myös kutsumanimitystä ”vipu-lista”) on kuin muistilistasi niistä toimenpiteistä ja juoksevista asioista, jotka on hoidettava ja laitettava kuntoon.   

”Esimerkiksi valvoja havaitsee tarkastuksessa naarmun. Hän ilmoittaa urakoitsijalle havainneensa naarmun seinässä ja kertoo, että se on käytävä maalaamassa. Urakoitsija käy suorittamassa maalauksen ja tekee siitä oman kuittauksensa tehtävään. Valvoja kuittaa työn oikein tehdyksi”, Keisu havainnollistaa

Digitaalinen virhe- ja puutelista on kätevä, koska siitä nähdään automaattisesti myös tehtävään liittyvä sijainti. 

 

Itselleluovutus   

Itselleluovutuksessa on käytävä rakennettavan kohteen kaikki tilat vielä läpi ja tarkastaa, että kaikki on kunnossa. Vasta sitten rakennus on luovutusvalmis.   

Digitaalinen itselleluovutuksen pöytäkirja tai lomake on aliurakoitsijoillesi kätevä työohje, jota he voivat käyttää pääurakoitsijoille ilmaisella CongridLite-sovelluksella. 

Laadukkaasti tapahtuva itselleluovutuksen prosessi ja dokumentointi ovat kriittisesti mahdollistamassa koko tilauksen nollavirheluovutusta.  

”Aliurakoitsijat osallistuvat tyypillisesti dokumentointiin tehtävien kuittausten muodossa. He voivat kuitenkin osallistua myös tehtävälistojen tekoon, jos annat pääurakoitsijana heille siihen riittävät oikeudet”, Keisu selittää.

 

Suunnitelmapoikkeamat

Kaikki ei mene aina niin kuin suunnitellaan rakentamisessakaan. Tehtävälistalla voit tehokkaasti kerätä ylös ja viestiä kaikki havainnot, joissa työn ja suunnitelmien välistä löytyy eroavaisuuksia työmaan edetessä.  

”Joskus rakennustyön suunnitelmissa on esimerkiksi kohtia, joita ei voida käytännössä toteuttaa. Voit käyttää tehtävälistaa silloin apunasi suunnitelmapoikkeamien ilmoittamiseen ja viestimiseen rakentamisen suunnittelutiimin kanssa”, Keisu mallaa.

Digitaalisen tehtävälistan yksi suuria vahvuuksia verrattuna paperiin on välitön vuorovaikutus osapuolten kesken. Nopean reagointimahdollisuuden kautta, työt pääsevät jatkumaan nopeammin ja tarvittaviin muutoksiin voidaan tarttua välittömästi.  

 

Reklamaatioiden hoitaminen  

Joskus työmaalla sinulle voi tulla vastaan tilanteita, joissa esimerkiksi jonkin työtehtävän suorituksesta tai siihen liittyvistä materiaaleista täytyy reklamoida.  

”Työvaiheelle tulee esimerkiksi väärät materiaalit tai materiaalit ovat menneet jotenkin käyttökelvottomaan kuntoon. Tehtävälistan avulla voit käsitellä tapahtuneen virheen nopeasti ja samalla osallistaa vastuullisen osapuolen virheen käsittelyyn ja sen oikaisuun”, Keisu havainnollistaa.

 

Tehtävälistat saneeraustöissä  

Saneerauskohteiden tehtävien eroavaisuutena uuden rakentamiseen on purkutyöt, joiden aikana tarvitaan usein tiivistä yhteydenpitoa suunnittelun kanssa.  

”Urakoitsijana voit luoda tehtävälistan kautta kysymyksiä suunnittelulle. Esimerkiksi kysyä, voiko jotain rakennetta purkaa. Tehtävälista kertoo myös, mitä purettavaa on vielä tekemättä”, Keisu sanoo.

Hän lisää, että purkuprosessin jälkeen tehtävälistojen hyötykäyttö muuttuu samankaltaiseksi kuin uudisrakentamisessa. 

 

Enemmän järjestystä – vähemmän stressiä  

Laajoissa projekteissa havaintoja, valokuvia ja tarkastuksia voi olla valtavasti. WhatsApp-viestien, sähköpostien, kuvien ja soitettujen puheluiden tulva voi olla erittäin vilkasta.  

Digitaalisten tehtävälistojen käyttö tuo välittömästi järjestystä, koska tehtävien yksityiskohdat eivät ole enää ripoteltuna vihkoihin, viestiketjuihin ja taskuihin.   

”Digitaalisessa tehtävälistassa on tehokas tilanteen hallinta ja seuranta. Kaikki data on myös yhtenäisesti samassa paikassa, jolloin se on helppo raportoida eteenpäin. Kyllähän se poistaa tehokkaasti täysin turhaa stressaamista, kun kaikki asiat pysyvät johdonmukaisessa järjestyksessä”, Keisu toteaa lopuksi.

Oletko kiinnostunut testaamaan Congridin digitaalisia tehtävälistoja työkohteessasi?  

Olipa käyttötarpeesi virhe- ja puutelista tai muu näistä esimerkeistä, niin autamme sinua mielellämme aloittamaan käytön matalalla kynnyksellä. 

Congridin kokeiluversio