Tehtäväsuunnittelu – Excel-työkirjalla vai digitaalisella työkalulla?
Tehtäväsuunnittelu on työmaan toiminnan ennakoivaa johtamista ja viestintää. Mutta kannattaako tehtäväsuunnittelu tehdä Excel-työkirjoilla vai sittenkin mieluummin digitaalisella työkalulla?
Käydään tässä tekstissä läpi tehtäväsuunnittelun tärkeimmät hyödyt ja mitkä 4 huomattavaa etua digitaalisen työkalun käytöstä koituu.
Mikä on tehtäväsuunnitelma?
Tehtäväsuunnitelma on rakennustyön yksittäisen tehtävän resurssoinnin (raha, materiaalit, työvoima), tavoitteiden ja esimerkiksi laatuvaatimusten asettamista suoritettavalle työlle.
Näin tehtävässä onnistuminen ei ole ympäripyöreä makuasia ja riippuvainen katsojansa silmästä, vaan työn onnistumisesta voidaan saavuttaa mahdollisimman tarkka yksimielisyys.
Milloin tehtäväsuunnitelma tehdään?
Tehtäväsuunnitelma laaditaan ennen tehtävän aloittamista. Näin voidaan varmistua siitä, että kaikki tehtävälle asetetut odotukset ovat mahdollisia toteuttaa suunnitellusti.
Hyvään tehtäväsuunnitteluun huomioidaan 5 eri päämuuttujaa:
- Aika
- Turvallisuus eli miten varmistetaan tehtävän turvallinen toteutus
- Raha eli millainen budjetti tehtävälle on asetettu
- Laatu eli miten työ tehdään laadukkaasti alusta loppuen spesifikaatioiden mukaisesti
Tehtäväsuunnitelman hyödyt ovat välittömiä: Toiminnasta tulee reagoinnin sijaan proaktiivista.
Esimerkki: Työnjohtaja näkee tehtäväsuunnitelmaa tehdessään, että maalaustehtävän toteutus vaatii selvästi enemmän työtunteja.
Hän osaa ennakoivasti pyytää maalausaliurakoitsijaa resurssoimaan lisää henkilöstöä tai aikaa tehtävää työtä varten.
Näin kenenkään ei tarvitse ilmoittaa työn loppusuoralla, että työvaihe ”hieman venähtää”.
Tehtäväsuunnitelman hyödyt ovat myös pitkäkestoisia: Tehtävissä pystytään muodostamaan parempi kokonaiskäsitys koko kohteen odotettavissa olevasta elinkaaresta.
Esimerkki: Työmaan vastaava vertaa suunnitelmaa tehdessään kahta eri materiaalitoimitusta toisiinsa ja havaitsee, että toisella materiaalilla on yli 10 vuotta pidempi tekninen käyttöikä.
Näin hän voi pidentää merkittävästi valmiin tehtävän elinaikaa ennen ensimmäistä huolto-, uudistus tai korjaustyötä.
Miksi tehtäväsuunnitelman tekeminen digitaalisessa työkalussa on Exceleitä kannattavampi toimintatapa?
Aalto-yliopisto julkaisi pysäyttävän tutkimusraportin vuonna 2021. 4 eri työmaakohteen kenttätutkimuksissa havaittiin, että jopa viidennes LVI-asennustöistä on puhdasta hukkaa.
Yliopiston tutkijana toimivan Olli Seppäsen mukaan, hukan poistaminen rakennustyöstä on kaikkien etu.
Laadukas tehtäväsuunnittelu on työmaan johtamista ja viestintää parhaimmillaan. Eikä mitä tahansa johtamista: Vaan tiedolla johtamista.
Tehtäväsuunnitelmia tehdään yhä paljon erillisiin dokumentteihin, kuten Word-tiedostoihin ja Excel-työkirjoihin.
Kun projektien ja tehtävien määrä kohoaa, erillisten dokumenttien käyttämisen ja jakamisen vaikeusaste kasvaa. Hyvän kokonaiskuvan muodostaminen voi olla hyvin hidasta tai jopa kokonaan mahdotonta.
Erillisten dokumenttien käyttämisen toisena ongelmana on käsityön lisääntyminen. Työnjohdolla on paljon tekemistä ja jokainen lisätunti työpäivään on arvokas.
Kaikista eniten tehtäväsuunnittelusta saa irti, kun digitaalisessa työkalussa on digitaaliset laatutyökalut (Esimerkiksi Congridin Medium Quality ja Large Full-paketti).
Kun teet tehtäväsuunnittelun Congridin digitaaliseen työkaluun, niin:
- Kaikki tieto on yhdessä paikassa
- Sinun ei tarvitse tehdä Wordia tai Exceliä ja liittää sitä sitten käsin työkaluun
- Saat jaettua tiedon tehtävän osapuolten kesken nopeasti
- Kaikki on tehtävää varten valmiina
Jos nämä 4 hyötyä tuntuvat sinusta fiksuilta investoinneilta, niin ota yhteyttä ja kysy tehtäväsuunnittelusta ja digitaalisista työkaluista Otto Ruususelta p. 044 716 7203
Jätä tästä yhteydenotto ja aloita Congridin kokeilu veloituksetta.
