Rakennusalan ohjelmiston valinta – 5 askeleen opas onnistuneeseen hankintaan

Rakennusalan ohjelmistot yleistyvät vauhdilla. Päätös ohjelmiston ostamisesta on rahallinen ja ajallinen panostus, jolla on pitkäaikaisia vaikutuksia:

Väärä ohjelmisto voi tarkoittaa pahimmillaan lisää työtä ja lisää kuluja. Parhaimmillaan ohjelmisto nopeuttaa työtä, poistaa kuluja ja parantaa rakennushankkeen tuottavuutta merkittävästi.

Miten arvioit ohjelmiston soveltuvuutta omaan käyttötarkoitukseesi onnistuneesti?

Tästä tekstistä saat avuksesi 5 vinkkiä, joilla oikean ohjelmiston hankinta sujuu helpommin.

1 Käyttöolosuhteet – Eli missä ohjelmistoa käytetään?

Rakentamisen ohjelmistot voivat olla mobiilissa toimivia sovelluksia tai pöytäkoneen internet-selaimella käytettäviä ratkaisuja.   

Työkalua voidaan käyttää: 

•  Sisällä tai ulkona 
•  Paikoissa, joissa verkkoyhteydet voivat katketa 
•  Eri päätelaitteilla (älypuhelin, pöytäkone) 

Jotkut ohjelmistot ovat web-selainpohjaisia. Web-selaimella käytettävä ohjelmisto on riippuvainen verkkoyhteydestä.  

•  Jos yhteyttä ei ole (esim. perustusvaihe) tai yhteys pätkii, saatat menettää kaikki tiedot, jotka olet jo kirjannut ohjelmaan  
•  Ohjelmistosta löytyvä offline-toiminto tarkoittaa sitä, että kirjauksien tallentuminen ei riipu verkkoyhteydestä 
•  Selainpohjainen ohjelmisto skaalautuu älypuhelimen näytölle. Skaalautuvuuden kätevyys riippuu käyttöliittymäsuunnittelusta 
•  Jos skaalautuminen on kömpelöä, käyttö on hitaampaa ja virhepainallusten määrä voi kasvaa 
•  Applikaatiopohjainen ratkaisu eli mobiilisovellus on suunniteltu suoraan älypuhelinkäyttöä varten 

Esimerkiksi Congrid-ohjelmistossa on offline-tila ja oma selainversio Congrid Live, jota voi käyttää pöytäkoneella. 

Lisäksi on mobiilisovellus, jota voi käyttää älypuhelimen kanssa työskennellessä. Aliurakoitsijayhteistyöhön on saatavilla aliurakoitsijalle maksuton Congrid Lite–sovellus 

2 Ohjelmistotalon erikoistumisala

Kaikkien digitaalisten tarpeiden järjestäminen taloushallinnosta rakentamiseen ns. yhdeltä luukulta voi kuulostaa helpolle ja mukavalle idealle. 

Kannattaa kuitenkin kiinnittää huomiota tulevaisuuden kehitysnäkymiin, sillä mahdollinen ohjelmiston vaihtaminen on aikaa ja resursseja vievää puuhaa. 

• Monialataloissa kehityspanostukset jakautuvat monelle osa-alueelle
• Rakennusalan ohjelmistotalossa kaikki panostukset suunnataan spesifisti rakennusalalle

Käyttökokemuksen odotusten syvyys riippuu käytännön arjen tuntemisesta.  

Siksi rakennusalan erityisosaamista ja ohjelmistoja kehittävän henkilökunnan kenttätyökokemusta rakentamisesta kannattaa arvostaa. 

3 Toimintojen helppokäyttöisyys

Ohjelmiston helppokäyttöisyys korostuu kaikissa ostoksen elinkaaren vaiheissa käyttöönotosta työn johtamiseen:  

• Helposti käyttöönotettava ja ymmärrettävä ohjelmisto omaksutaan nopeammin. Sitä myös käytetään mieluummin, sillä käyttö helpottaa rakentajan työtä 
• Hankalalta tuntuva ohjelmisto vaatii paljon koulutusta ja se saattaa jäädä jopa kokonaan käyttämättä 

Kiinnitä huomiosi myös siihen, miten tiedot syötetään ohjelmistoon.  

•  Valmiit suodattimet ja valitsimet pitävät viestinnän yhdenmukaisena ja tiedon syötön nopeana
•  Vapaamuotoiset kirjoituskentät lisäävät käsityötä ja päällekkäisten synonyymien riskiä (ml. kirjoitusvirheet), jolloin tietojen kokoaminen hidastuu ja vaikeutuu

4 Asiakastuki ja asiakaspalaute

Kun valitset rakentamiseen ohjelmiston, et valitse vain ohjelmaa. Valitset samalla tuen ja asiakaspalvelun laadun. 

Tutki ohjelmiston tarjoajasta ainakin seuraavat asiat:  

• Miten asiakastuki on järjestetty? Saatko vastaukset ihmisiltä vai boteilta? 
• Millaista tukimateriaalia, palvelua ja koulutuksia on saatavilla? 
• Millaista palautetta asiakkaat ovat antaneet? Millaista palautetta olet kuullut muilta ammattilaisilta? 

Esimerkiksi Congridin asiakastuessa palvelun antavat ihmiset ja tukiportaali on täynnä käytössäsi olevaa ohje- ja tukimateriaalia (mm. kesätyöntekijöiden perehdytys, koulutuskalenteri jne.).

5 Rakennusalan ohjelmistojen hinnoittelu

Rakentamisen ohjelmiston hinta voi perustua esimerkiksi:  

• Pakettihintaan
• Projektikohtaiseen hintaan
• Käyttäjäkohtaiseen hintaan 
• Räätälöityyn hinnoitteluun 

 Mieti valmiiksi kaikki ne tarkoitukset, joissa ohjelmiston tulisi auttaa.  

• Jos käyttötarve on yksinkertainen, hyvät perustoiminnot riittävät
• Jos et ole varma, mitä hyötyä joku lisäosa tai toiminto tuo, niin kysy sitä 

Näin saat kaiken tarvitsemasi avuksesi rakentamistyöhön, etkä maksa turhasta. 

Esimerkiksi Congridilla on olemassa valmiita lisenssipaketteja, joiden sisällöt on avattu työkalukohtaisesti. 

Tutustu lisenssipaketteihin, sisältöihin ja hintoihin 

Olemme tehneet käyttöösi ilmaisen rakennusalan ohjelmiston ostajan tietopankin, jonka voit ladata käyttöösi täältä.