Tiedolla johtaminen rakennustyömaalla –

kuinka raportit muutetaan reaaliaikaiseksi tiedoksi?

Rakennustyömailla tuotetaan valtava määrä dataa päivittäin. Valokuvat, virheilmoitukset, puutelistat ja muut dokumentit kasautuvat raportteihin, mutta jäävät valitettavan usein arkistoihin, joissa niitä on vaikea hyödyntää. Nykyiset tutkimukset osoittavat, että suuri osa työmaalla tehdystä työstä on arvoa tuottamatonta – aikaa kuluu hukkaan mm. tiedon etsimisessä ja välittämisessä. Raportteja tehdään, koska niitä vaaditaan, mutta niiden todellista hyödyntämistä ei mietitä.

Congridin Product Business Manager Otto Ruusunen ja Homerunin Sales Manager Heikki Niskanen istuivat alas pohtimaan, miten SmartCraftin digitaaliset työkalut voivat auttaa yrityksiä hyödyntämään toiminnassaan kaikkea sitä tietoa, jota työmailla päivittäin jo kerätään. 

Työmailla dokumentointi ja raportointi nähdään usein vain ulkoisena vaatimuksena, joka on pakko täyttää. Meidän tulisi kuitenkin kääntää ajattelumalli: dokumentoinnin tarkoitus ei ole täyttää määräyksiä, vaan tukea tavoitteitamme ja auttaa meitä ymmärtämään mitä todella teemme ja mihin pyrimme.” 

Tiedon hallintaa, ei pelkästään raportteja 

Perinteisesti rakennusalalla raportointia on tehty pääasiassa tilaajavaatimusten ja määräysten täyttämiseksi. Tätä varten laaditaan pöytäkirjoja, valvontaraportteja ja tehdään dokumentointia. Heikki kuitenkin nosti esiin raportoinnin keskeisen ongelman: 

Monestihan kun tieto on pelkästään raportilla, se on siiloutunut siihen yhteen dokumenttiin. Toisiinsa linkittyvää tietoa on eri dokumenteissa ja kansioissa, eri päivinä raportoituna. Silloin on tosi hankala johtaa niitä asioita eteenpäin.” 

Toisin sanoen raportti itsessään ei ole ongelma – vaan tapa, jolla sitä käytetään. Jos vaikkapa linjasaneeraustyömaan virhe- ja puutehavainnot on tallennettu raporttiin, jota ei pysty suoraan hyödyntämään työmaan päivittäisessä johtamisessa, niin sen merkitys toiminnan tehostamiseksi jää vähäiseksi. 

Reaaliaikainen tilannekuva parantaa johtamista 

Kun tieto on reaaliaikaisesti saatavilla ja kaikkien sidosryhmien käytettävissä, työmaan johtaminen helpottuu merkittävästi. Otto havainnollistaa reaaliaikaisuuden merkitystä konkreettisella esimerkillä: 

Kuvitellaan tilanne, jossa käydään työmaalla esimerkiksi valvojan roolissa: tehdään kierrosta, dokumentoidaan asiat, pistetään päivä pulkkaan ja sitten seuraavana päivänä kirjoitetaan raportti. Se raportti kertoo meille vain sen tilannekuvan, mikä on ollut sillä hetkellä työmaalla, kun siellä on käyty.” 

Tämä on iso ongelma dynaamisilla työmailla, joissa tilanteet muuttuvat nopeasti. Jos puutteet ja virheet löytyvät raportista vasta päivien viiveellä, tieto on jo vanhentunutta. Sen sijaan jos havainnot kirjataan suoraan digitaalisesti ja jaetaan vastuuhenkilöille reaaliajassa, tieto liikkuu nopeasti ja tehtävät saadaan johdettua tehokkaasti. 

Heikki vahvistaa tämän näkökulman: 

Pelkkä raportti ei enää riitä. Jos oikeasti halutaan työmaata johtaa ja tehdä hyvin asioita, niin eihän se onnistu, jos ne asiat ovat siinä raportilla.” 

Kun järjestelmät tukevat reaaliaikaista tiedonkulkua, raportointi tukee tekemistä sen sijaan, että se olisi erillinen velvollisuus. 

Rakennushanke onnistuu paremmin, kun tieto on saatavilla 

Rakennusprojektin viimeinen vaihe, luovutusprosessi, on usein kriittinen asiakkaan tyytyväisyyden kannalta. Jos tieto virheistä ja puutteista jää paperiraporteiksi, niiden hallinta ja korjaaminen vaikeutuu. Otto nostaa esiin konkreettisen ongelman perinteisessä tavassa käsitellä virheitä työmaalla: 

Siinä vaiheessa, kun työnjohtaja lyö tekijälle paperinipun käteen ja sanoo että hei, tuossa on sinulle 20 havaintoa, käy korjaamassa, niin eihän hän enää itse tiedä, missä ne havainnot menevät ilman, että soittaa tai käy paikan päällä katsomassa, että onko nämä asiat hoidettu kuntoon.” 

Vastaavasti Heikki kuvailee, kuinka asukastarkastukset voidaan hoitaa modernimmin ja tehokkaammin: 

Kun asukastarkastuksia kerätään, niin ne voidaan kerätä digitaalisesti ja näppärästi asukkailta Homeruniin ja jokainen havainto raportoidaan sinne yksitellen. Sitten havainnot johdetaan siitä helposti työmaalle Congrid-integraation kautta. Ja koko tämän ajan tietenkin myös asukkaat pysyvät kartalla, että mitä hänen havainnoilleen tapahtuu.” 

Tämä tekee prosessista paitsi nopeamman ja läpinäkyvämmän, myös asiakasystävällisemmän. Kun tieto siirtyy helposti ja vaivattomasti osapuolten välillä, reklamaatioiden ja virheiden käsittely nopeutuu huomattavasti. 

Miksi pienet ja keskisuuret rakennusyritykset hyötyvät tiedolla johtamisesta? 

Rakennusalalla kilpailu ei tapahdu vain hinnalla – myös tehokkuudella ja laadulla on suuri merkitys. Kun työmaata johdetaan hyvin ja tieto on saatavilla reaaliajassa, saadaan aikaan merkittäviä parannuksia: 

• Vähemmän aikatauluviiveitä 
• Parempi työn laatu 
• Vähemmän virheitä ja reklamaatioita
• Parempi asiakaskokemus 

Tiedolla johtaminen ei tarkoita raporttien poistamista, vaan niiden järkevämpää ja kattavampaa hyödyntämistä. Kuten Otto kiteytti: 

Ei meidän pidäkään päästä pois raporteista. Raportit ovat tärkeässä roolissa myös. Mutta pitäisi saada fokus siihen, miksi me niitä tehdään ja miten me niitä tehdään.”

Tulevaisuuden rakennushankkeet tulevat yhä enenevässä määrin perustumaan reaaliaikaiseen tiedon hallintaan. Pienillä ja keskisuurilla yrityksillä on nyt mahdollisuus ottaa käyttöön ratkaisuja, jotka tehostavat työmaan johtamista ja parantavat lopputulosta – samalla vähentäen tarpeetonta työntekoon liittyvää hukkaa. 

Tiedolla johdettu työmaa ei ole vain tehokkaampi – se on myös kilpailukykyisempi. 

Kiinnostaisiko sinua kuulla tarkemmin, miten voisimme tuoda lisäarvoa yrityksellesi?

Aloita Congridin testaaminen veloituksetta

6+3 vinkkiä rakentamisen laadunhallintaan poikkeusoloissa

3 min lukuaika

Congrid ja HomeRun parantavat takuu- ja vuosikorjauksen palvelukokemusta järjestelmien välisellä integraatiolla

< 1 min lukuaika

Congridin mobiilidokumentointi – 60% nopeampi työ, jopa 80% pienemmät takuukorjauskulut ja parempi asiakastyytyväisyys

3 min lukuaika