Congrid Oy:n asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

1        Yleistä

Congrid Oy (jäljempänä ”Yhtiö” tai ”Me”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme asiakas- ja markkinointirekisteriimme (jäljempänä ”Rekisteri”) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä saatte kohdassa 13 annetusta osoitteesta.

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Pyrimme käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaaksemme sinulle mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista hyvissä ajoin etukäteen. Kehotammekin sinua tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuasi tiedon sitä koskevista muutoksista.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 17.5.2018.

2        Rekisterinpitäjä

Nimi: Congrid Oy
Osoite: Mielikintie 11 C, 00750 Helsinki
Sähköposti: privacy@congrid.com
Y-tunnus: 2566124-3

3        Kenen henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme Rekisterissä asiakkaidemme yhteyshenkilöiden, yhteistyökumppaneidemme (mukaan lukien jälleenmyyjäkumppanit) ja potentiaalisten asiakkaidemme edustajien henkilötietoja.

4        Minkä tyyppisiä henkilötietoja keräämme?

Keräämme seuraavia, asiakkaidemme yhteyshenkilöiden, yhteistyökumppaneidemme ja potentiaalisten asiakkaidemme edustajia koskevia henkilötietoja:

  • nimesi;
  • yhteystietosi: kuten sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
  • edustamasi yritys ja asemasi yrityksessä;
  • Congrid-palveluumme rekisteröityneiden asiakkaiden yhteyshenkilöiden osalta palvelun käyttöä koskevat tiedot: tilaustiedot, käyttäjätunnus ja salasana, asiakastilatiedot, hinta- ja maksutapatiedot, asiakasohjelmistosi palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (esim. IP-osoite, laitteen valmistaja), palvelun ylläpitoon vaadittavat tekniset tiedot (esim. suoritetut toiminnot palvelussa); ja
  • muut sähköisten palveluiden ja sisältöjen hyödyntämistä koskevat tiedot (esim. uutiskirjeiden tilaaminen), selaimesi palvelimellemme lähettämät tekniset tiedot (esim. IP-osoite, selain, selainversio, verkkosivu, jolta siirryit verkkosivuillemme) sekä selaimellesi lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot (lisätietoja evästeistä ja vastaavista teknologioista alla kohdassa 12).

5        Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?

Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään (esim. rekisteröityminen Congrid palveluumme, tekemäsi yhteydenottopyynnöt verkkosivujemme kautta ja meille toimittamasi käyntikortit).

Congrid-palveluun rekisteröityneiltä käyttäjiltä keräämme teknisiä seurantatietoja, joita asiakasohjelmistot ja laitteet lähettävät palveluun.

6        Henkilötietojesi käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset

Henkilötietojesi käsittelyn peruste on tapauksesta riippuen alla mainittuihin käyttötarkoituksiimme perustuva oikeutettu etumme.

Jos olet jo asiakkaamme tai yhteistyökumppanimme:

Henkilötietojesi käsittelyn käyttötarkoituksena on olemassa olevien asiakkaidemme ja yhteistyökumppaneidemme osalta erityisesti asiakassuhteiden hoitaminen ja ylläpito. Henkilötietojasi käsitellään lisäksi tuotteidemme ja palveluidemme myyntiä ja suoramarkkinointia varten. Henkilötietojesi käsittelyllä voimme siis palvella sinua paremmin ja kehittää tuotteitamme ja palveluitamme vastaamaan asiakkaidemme tarpeita. Henkilötietojesi käsittelyllä ei ole osaltasi muita vaikutuksia.

Jos olet potentiaalinen asiakkaamme:

Potentiaalisia asiakkaitamme koskevien henkilötietojen käyttötarkoituksena on palveluitamme ja tuotteitamme koskeva suoramarkkinointi ja muiden myynti- ja markkinointitoimenpiteiden suorittaminen, eli normaalit markkinointitoimenpiteet, kuten markkinointiviestien lähettäminen sähköpostitse. Potentiaalisten asiakkaidemme henkilötietojen käsittelyllä ei ole muita vaikutuksia kuin markkinointiviestien kohdentaminen.

Emme jatkokäsittele henkilötietojasi muihin kuin tässä selosteessa todettuihin tarkoituksiin.

7        Henkilötietojesi säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

Voimme siirtää henkilötietojasi yhteistyökumppaneillemme ja käyttämillemme alihankkijoille. Tällä hetkellä yhteistyökumppaneitamme ovat:

  • Accountor Finago Oy;
  • Amazon Web Services EMEA SARL;
  • Dropbox, Inc.;
  • Google LLC;
  • HubSpot Ireland Ltd;
  • SiteGround Spain S.L.;
  • SurveyMonkey Inc.;
  • Zendesk Inc.;
  • Paikallista palvelua tarjoavat asiakaspalveluun ja asiakassuhteiden ylläpitoon käyttämämme yhteistyökumppanit ja alihankkijat; sekä
  • Palveluiden kehitykseen käyttämämme yhteistyökumppanit ja alihankkijat.

Yhteistyökumppanimme voivat käsitellä henkilötietojasi vain lukuumme suoritettavia, tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjä tarkoituksia varten. Varmistamme aina, että yhteistyökumppanimme eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.

Meidän voi myös olla tarpeen jakaa henkilötietojasi toimivaltaisten viranomaisten kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

8        Henkilötietojesi siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Siirrämme henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti seuraaville, Yhdysvalloissa sijaitseville tahoille, jotka ovat liittyneet Privacy Shield -järjestelyyn:

  • Dropbox, Inc.;
  • Google LLC;
  • HubSpot Ireland Ltd;
  • SurveyMonkey Inc.; ja
  • Zendesk Inc.

Siirrämme kaikissa tilanteissa henkilötietojasi EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:

  • Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
  • olemme toteuttaneet asianmukaiset suojatoimet henkilötietojesi siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Sinulla on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla meihin yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
  • olet antanut nimenomaisen suostumuksesi henkilötietojesi siirtämiselle, tai henkilötietojesi siirtämiselle EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle on olemassa muu lainmukainen peruste.

9        Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

Asiakkaidemme ja yhteistyökumppaneidemme henkilötiedot säilytetään niin kauan, kuin asiakas- tai yhteistyösuhde on voimassa. Kyseisen suhteen päättymisen jälkeen henkilötietojasi säilytetään enintään kahden vuoden ajan.

Asiakkaidemme, yhteistyökumppaneidemme, ja potentiaalisten asiakkaidemme henkilötiedot säilytetään suoramarkkinointirekisterissä niin kauan kuin toimit tehtävissä, joihin markkinoitava tuote tai palvelu liittyy ja edellyttäen, että et ole kieltänyt suoramarkkinointia. Tällöin suoramarkkinointirekisterissä voidaan kuitenkin säilyttää osaltasi tieto suoramarkkinoinnin kieltämisestä.

Henkilötietosi voidaan säilyttää yllä mainittua kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai sopimusvelvoitteemme kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

10      Rekisteröidyn kielto-oikeus ja muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Voit antaa meille myös kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit, mutta sallia kirjeitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojesi poistamista;
  • vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on oikeutettu etumme;
  • saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja sopimuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.

Sinun tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

11      Rekisterin suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu tietojärjestelmäämme, joka on suojattu palomuurein ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Tietoihin on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Tietojärjestelmämme varmuuskopioidaan säännöllisesti.

12      Tietoa evästeistä ja vastaavista teknologioista

Käytämme verkkosivuillamme ja Congrid-palvelussamme evästeitä.

“Eväste” on yleisesti käytetty pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa tietokoneellesi tai muulle päätelaitteellesi, kun vierailet verkkosivulla. Selain lähettää tiedon vierailustasi takaisin verkkosivulle, kun vierailet siellä uudestaan. Kaikki nykyaikaiset verkkosivut käyttävät evästeitä tarjotakseen sinulle personoidumman selainkokemuksen.

Kukin eväste on erikseen asetettu kullekin päätelaitteellesi ja evästeitä voi lukea ainoastaan sillä palvelimella, jolla eväste on asetettu. Koska eväste on sidottu selaimeen, eikä lähtökohtaisesti ole jaettavissa eri selainten tai laitteiden välillä (ellei jokin selain, lisäosa tai muu sovellus erikseen mahdollista tätä), evästeiden hallinnoimiseksi tekemät valintasi soveltuvat lähtökohtaisesti vain kyseiseen yksittäiseen selaimeen. Eväste ei voi ajaa ohjelmistoja, eikä sitä voida käyttää virusten tai muun haitallisen koodin toimittamiseen, eikä vahingoittamaan päätelaitettasi tai tiedostojasi. Yksittäistä käyttäjää ei voida tunnistaa pelkästään evästeen tai vastaavien teknologioiden käytön kautta.

Käytämme verkkosivuillamme ja -palvelussamme HubSpot Ireland Ltd:n ja Google LLC:n tarjoamia verkkoanalyysipalveluita (”Analyysipalvelut”) sen analysoimiseksi, miten käyttäjät käyttävät verkkosivujamme ja palveluamme. Kyseiset Analyysipalvelut toimii käyttämällä evästeitä. Huomioithan, että Analyysipalveluiden sijoittamiin evästeisiin sovelletaan Analyysipalveluiden ehtoja ja käytäntöjä, joista löytyy lisää tietoa osoitteessa osoitteista https://legal.hubspot.com/privacy-policy ja https://policies.google.com/privacy. Voit estää Analyysipalveluiden käytön ottamalla meihin yhteyttä kohdassa 13 annettuun osoitteeseen. Huomioithan, että jos päätät estää Analyysipalveluiden käytön, se voi vaikuttaa verkkosivujemme ja Congrid -palvelun käyttöön ja estää niiden ominaisuuksien ja toimintojen käytettävyyttä.

13      Yhteydenotot

Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse privacy@congrid.com osoitteeseen. Voit myös ottaa meihin yhteyttä verkkosivuston yhteydenottotoiminnon kautta, henkilökohtaisesti toimipisteissämme tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Congrid Oy
Kaisaniemenkatu 4
00100 Helsinki

Mikäli haluat vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin, onnistuu se jokaisen suoramarkkinointiviestin sisältämää linkkiä klikkaamalla.